«Ничего не успеваю, у меня ни на что не хватает времени!» — знакомая фраза? Если да, то вы пришли по адресу. Вам пора овладеть знанием о том, как всё успевать, при этом не только работать, но и жить.

Сегодня мы расскажем, что такое управление временем. Проанализируем основные причины нехватки часов и минут, опишем принципы и техники успешного тайм-менеджмента. А также подарим несколько несложных лайфхаков для мам с детьми и тех, кто хочет всё успеть.

Содержание:

Почему я ничего не успеваю?
- ТОП-7 причин
- Важен баланс!
Тайм-менеджмент: что это такое?
- Правила и приёмы
- Основные принципы тайм-менеджмента
Методики тайм-менеджмента
Как всё успеть?
Что почитать на тему эффективного управления временем?

Почему я ничего не успеваю?

принципы тайм менеджмента — Prostock-studio/Shutterstock.com

Успевать делать всё одинаково хорошо невозможно — современная жизнь предъявляет к человеку слишком завышенные требования. Главное сегодня — правильно выбирать и помнить: вы, в первую очередь, человек со своими биоритмами, колебаниями здоровья и работоспособностью.

ТОП-7 причин

Если вы думаете, что у вас одних такая проблема, то это не так. Но есть и хорошая новость — можно решить вопрос со временем, разобравшись в причинах, по которым вы не успеваете задуманное и срываете дедлайны. Психологи выделяют 7 главных ошибок.

Обобщение

«Я ничего не успеваю», — сокрушаетесь вы. Но неужели совсем ничего? Какие-то дела вы наверняка сделали: забрали ребёнка из садика, позвонили родителям. Да, вы закончили в срок не всё, что хотели. Но похвалить себя за уже выполненное не менее важно — это помогает избежать мысленной катастрофизации своей жизни.

Перфекционизм

Излишняя требовательность к себе и желание сделать всё на «отлично» оборачиваются либо затягиванием сроков, либо внутренним ощущением, что дело как будто не доделано. Внутренние часы сбиваются, возникает ощущение опоздания.

Переоценка своих ресурсов

как успевать работать — Prostock-studio/Shutterstock.com

Быть может, на выполнение рабочего отчёта вам нужна неделя. А вы решили, что выполните его за два дня, откладывали — и, конечно, не успели. Неправильная оценка своих возможностей привела к срыву сроков.

«Я сам»

Самостоятельность — хорошее дело, но успеть всё в одиночку действительно невозможно. Не в силах человеческих работать больше 12 часов в сутки или не спать три ночи подряд. Возможно, вы тащите на себе воз, который под силу одолеть четверым, — и упрямо отказываетесь делегировать полномочия.

Неумение отказывать

Если у вас и без того горят сроки сдачи нескольких проектов, но вы берёте на себя ещё два, потому что попросил «хороший человек» или обещают хорошо заплатить, то, конечно, вы не завершите ни один. Как бы ни была высока оплата, куда хуже не справиться с обязательствами.

Неправильный учёт биоритмов

Возможно, вы садитесь за работу в те часы, когда ваша продуктивность естественным образом снижается. У каждого из нас есть свой пик работоспособности, и важно уметь выполнять самые трудные и большие дела именно в это время. Мелкие и лёгкие можно отложить на более «слабые» часы или закончить между делом.

Нежелание и отвращение

Возможно, вам просто не нравится большинство дел, которые вы выполняете. Так бывает, если работа выбрана не по душе или человек «живёт не своей жизнью».

Важен баланс!

Одна из самых частых проблем, особенно для женщин, — несоблюдение равновесия между основными сферами жизни, чаще всего работой, и семьёй. Соответственно, возникает чувство вины — «я плохая мать / жена» или «я плохой работник», — на котором успешно играют окружающие: начальство, коллеги, супруги или дети и родители. Главное правило продуктивной, радостной и счастливой жизни — баланс между этими сферами. Он поможет не только всё успевать, но и прекрасно себя чувствовать.

Тайм-менеджмент: что это такое?

планирование тайм менеджмент — Prostock-studio/Shutterstock.com

Тайм-менеджмент (от англ. Time management — управление временем) — это учёт, грамотное распределение и организация временны́х ресурсов. Он даёт возможность использовать время своей жизни с максимальной пользой и выгодой для себя.

Тайм-менеджмент — не только самоорганизация, то есть учёт часов и планирование своей деятельности. Он включает ещё и работу с собственной мотивацией и приоритетами.

Ведь если какое-то дело для нас неинтересно или тягостно, мы будем откладывать его выполнение и рискуем не успеть. Тайм-менеджмент — это не просто структурирование, но и максимально выгодное использование времени.

Правила и приёмы

Управлять собственной эффективностью можно с помощью следующих последовательных действий:

постановка цели — «Что я хочу сделать?»;
составление плана — «Что и в каком порядке я буду делать?»;
мотивация (самомотивация) — «Зачем мне это нужно?»;
реализация намеченного — «Какими способами я стану пользоваться для достижения целей?»;
контроль и самоконтроль.

Основные принципы тайм-менеджмента

не успеваю ничего сделать — Prostock-studio/Shutterstock.com

1. Правильно ставить цели

Цель должна быть важна и полезна не только другим людям (работе), но и вам лично. Неправильно поставленная цель потребует затрат сил и времени, но пользы не принесёт. Баланс между выгодой для вас и пользой для окружающих и дела придётся искать.

Для правильной постановки цели нужно:

Оценить свои возможности и ресурсы. Дело должно быть выполнимым.
Согласовать цель с вашими личными ценностями и желаниями. Если вы никогда не стремились стать руководителем, не стоит стараться получить должность руководителя отдела.
Учесть возможные препятствия на пути к выполнению. Они обязательно будут, и важно оставить на них некоторое количество ресурсов.
Понимать, зачем вам нужно достигать цели, каким будет конечный результат ваших усилий.

2. Расставлять приоритеты (что выполнять сначала, что потом)

Приоритеты напрямую связаны с ценностями человека и зависят от них.

Один из способов определения приоритетов — матрица Эйзенхауэра. Эта техника всю предполагаемую работу делит на 4 категории: «Важные и срочные», «Важные, но несрочные», «Неважные, но срочные», «Неважные и несрочные».

Выполнение задач из первой категории не подлежит обсуждению, ими нужно заняться прежде всего. Вторые можно отложить, проверив сроки выполнения. Третьи, возможно, получится поручить кому-то. Ну а делами из четвертой группы вполне можно пренебречь, удалить их из перечня.

3. Цель должна быть максимально конкретной

Так нам не придётся, приступая к пункту «Разобрать бумаги», вспоминать, какие именно мы разбираем бумаги и где — в шкафу, или в ящиках стола, или вот ту кипу на подоконнике.

4. Планирование — ключ ко всему

Чёткий перечень дел на день позволяет «разгрузить» голову и не вспоминать лихорадочно, что сегодня ещё нужно успеть, а что уже сделано. Составлять его лучше письменно, ещё лучше — от руки на бумаге. Таким образом, вербализируя, синхронизируя двигательную (рука) и мыслительную (голова) активность, мы получаем от мозга сигнал к действию.

Большие и неопределённые задачи в плане лучше дробить на мелкие этапы и записывать каждый. Например, задача «Разобрать бумаги» включает в себя много мелких предварительных действий, о которых тоже нужно помнить: позаботиться заранее о наличии нужного количества папок; освободить место на полках или в ящике; решить, разобрать только те листы, которые относятся к уже законченным проектам или захватить и текущие тоже, и пр.

5. Определять конкретные, а главное — реалистичные сроки

Особенно в случае, если выполнение потребует больших затрат времени. Например, «Закончить к 12 января».

6. Не забывать про отдых!

как планировать свое время — Prostock-studio/Shutterstock.com

Нельзя превращаться в машину, которая трудится 24 часа в сутки и не знает усталости. Мы — живые люди, у которых есть персональные биоритмы, настроение, желания и состояние здоровья.

Если сегодня вы пренебрегаете отдыхом, то завтра организм может отомстить вам болезнью.

Важно не только помогать себе во время отпуска, но и выделять в течение рабочего дня время на небольшие перерывы для того, чтобы переключиться, дать отдых глазам и нагрузку телу, уставшему от неподвижности. Установлено, что человек не может концентрировать внимание дольше 45–60 мин подряд. Поэтому каждый час необходимо предоставлять себе возможность отдохнуть.

7. Оставлять резерв на форс-мажоры

Основной принцип планирования гласит: планом должно быть охвачено не более 60 % рабочего времени, а 40 % должно быть оставлено в качестве запаса для неожиданных дел. Потому что в течение дня наверняка произойдут мелкие срывы и неожиданности, которые к вечеру выльются в весомые задержки. И вы сами станете злиться и нервничать, если будете чувствовать, что опять ничего не успеваете.

8. Корректировать план

Список намеченного можно корректировать, устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток важных задач должен быть либо перенесён на следующий день, либо вычеркнут, либо завершён за счёт сверхурочной работы, но завтра вы обязательно дадите себе отдохнуть.

Методики тайм-менеджмента

как все успевать с ребенком — Prostock-studio/Shutterstock.com

Кроме вышеописанной матрицы Эйзенхауэра, предлагаем ещё несколько несложных способов эффективно управлять своим временем.

Принцип Брайна Трейси «Съесть лягушку на завтрак»

Если какое-то дело делать не хочется, но надо, начинать лучше с него — и весь день будет свободен от тягостной обязанности.

Метод «помидора»

Техника рекомендует работать в течение 20–25 минут, не отвлекаясь, а затем устраивать перерыв на 5–7 мин. Для удобства можно ставить таймер (собственно, от этого устройства в виде помидора метод и получил название).

После нескольких двадцатиминутных отрезков работы отдыхать нужно дольше — от 15 до 30 мин. Так вы сможете меньше уставать в течение дня.

«Правило трёх» Криса Бейли

Метод предлагает не тратить силы и время на множество разных задач, а ежедневно выбирать три самых главных. На следующий день выбирать ещё три и т. д. Способ позволит сосредотачиваться на том, что действительно важно, и удобен для тех, кто привык планировать всё заранее.

Как всё успеть?

как все успевать — Prostock-studio/Shutterstock.com

Советы психологов тем, кто хочет успевать всё и даже больше.

Правила продуктивного дня

Готовим с вечера

Чтобы не тратить время утром и ничего не забывать, соберите всё, что вам завтра будет нужно, заранее: одежду, сумку, документы или бумаги. Если предстоит поход в поликлинику с ребёнком, заранее уложите медицинский полис, запасную одежду, книжки или игрушки, которые позволят отвлечь и успокоить ребёнка, важные мелочи, детские «перекусы» — кроме скоропортящихся продуктов.

Хорошо «разгружает» голову заранее составленный список — перечень предстоящей работы. Так вы лучше выспитесь, потому что освободитесь от необходимости держать все вопросы в уме.

Пьём воду

Вода не только утоляет жажду, но и даёт возможность ненадолго отвлечься и отдохнуть. Для ясности ума и поддержания тонуса тела старайтесь выпивать хотя бы 1-1,5 литр чистой питьевой воды в день.

Убираем хронофаги

Немалую часть времени крадут мелкие дела, которые не только не важны, но иногда и вредны.

Поможет простой хронометраж. Выберите один день, в который будете записывать все выполняемые действия и временны́е затраты на них: вплоть до самых мелких, таких как «чистил зубы» или «мыл посуду». Так вы увидите, сколько часов или минут тратится на действительно полезные вещи, сколько — на настоящий отдых, а сколько крадут у вас такие занятия, как пролистывание новостей, соцсети или «залипание» в телефоне. Однако важно не только найти эти дыры, но и уничтожить — отказаться совсем или сократить количество дел-хронофагов.

Учимся отказывать

личный тайм менеджмент — Prostock-studio/Shutterstock.com

Если вы чувствуете, что не успеваете сделать всё, намеченное на сегодня, отказывайтесь брать на себя дополнительную работу. Достаточно вежливого, но твердого «нет», иногда даже без объяснения причины. Ваше время и силы — ваше право.

Организуем рабочее место и быт

Если на столе беспорядок, часть времени тратится на то, чтобы найти нужную папку. Если одежда свалена горой в шкафу, утром вы не сразу отыщете нужную рубашку. Приучитесь класть вещи на свои места сразу после использования; рассортируйте рабочую «канцелярку» и бумаги; выбросите мусор.

Чистота и порядок вокруг не только упорядочивают мысли, но и возвращают душевное равновесие.

Помните, однако, что всё хорошо в меру. Не становитесь рабом чистоты и заложником аккуратности.

Награждаем себя

Выполнив очередной пункт, устройте маленький перерыв, похвалите себя, наградите за успешную работу, побалуйте. Заварите любимый чай, посмотрите несколько минут красивые картинки или хотя бы переведите взгляд за окно. Улыбнитесь, обнимите ребёнка или любимого человека. Разомнитесь, если перед этим вы работали за столом или компьютером. Съешьте маленькую порцию сладкого — так организм получит эндорфины, а вы поднимете себе настроение.

Иногда планы могут меняться, графики — срываться, в этом нет ничего страшного или вредного. Мы живые люди. Что-то пошло не так? Вы хозяин своего времени, а не наоборот. Улыбнитесь и скажите себе, что всё случившееся в конечном счёте обязательно пойдёт на пользу.

Успеваем всё с ребёнком

методы тайм менеджмента — Prostock-studio/Shutterstock.com

Проблема «Я ничего не успеваю!» актуальна не только для руководителей, но и для домохозяек и молодых мам. Порой гораздо сложнее всё сделать, имея непоседливого дошкольника, чем спокойного грудничка. Особенно если детей несколько: кружки у младших, подготовка уроков со старшими, быт, работа… времени ни на что не хватает.

Выручат простые правила:

1. Я — важнее

От ваших сил и состояния зависит благополучие ваших детей. Поэтому если стоит выбор между сном рядом с младенцем и уборкой, смело выбирайте сон. Спите всё время, которое позволяет ребенок, и пусть остальное подождет. Ешьте достаточно, а не перекусывайте на бегу булкой и остатками детского яблока. Отдыхайте, если чувствуете усталость. Хотя бы раз в неделю найдите возможность побыть в одиночестве не меньше часа. Вы нужны живая — и себе, и семье.

2. Комплекс «я не идеальная мать» — долой!

У психолога и педиатра Д. Виннекота есть выражение «достаточно хорошая мать», отлично подходящее для всех подобных случаев.

Если вы откликаетесь на потребности ребёнка и чувствуете его, заботитесь о нём и любите — вы УЖЕ хорошая мать.

Успевать всё невозможно! Нельзя одновременно иметь блистающий чистотой дом, обед из пяти блюд, шикарный маникюр и спящего очаровательного младенца в кружевах. Вы не идеальны и тем хороши.

Отсюда вытекает правило 3.

3. Убираем необязательные дела

В первую очередь в быту. Готовьте еду сразу на два дня. Сокращайте время на уборку (в разумных пределах и по мере необходимости). Ведь никто не умрёт, если пол в комнате будет не мыт уже несколько дней, а на столе грустит грязная посуда.

4. Привлекаем науку и технику

В мультиварку можно закинуть продукты для несложного блюда, посудомоечная машина справится с залежами из раковины, кухонный комбайн нарежет овощи для салата. Полуфабрикаты выручат в будни, слинг позволит делать мелкую работу по дому с ребёнком, рюкзак — отличная замена тяжёлой коляске.

Избавьте себя от изматывающих переживаний за ребёнка, когда он не рядом с вами или гуляет/идёт один в школу. Постоянные звонки и СМС не только расходуют ваше время, но и раздражают школьника. Современные технологии вам в помощь: с приложением «Где мои дети» вы сможете смотреть по карте, где ваш ребёнок и каким маршрутом следует, слушать звук вокруг и быстро дозваниваться в любой ситуации. Экономьте время и силы!

5. Делегируем

Множество дел не обязательно выполнять самой — привлекайте членов семьи. Дошкольники в силах сложить игрушки, у школьников должны быть свои закреплённые обязанности, дедушка погуляет с ребёнком, а мужчина удержит в руках шланг пылесоса в воскресенье. Дом — совместное, а не одиночное плавание. Да, получится неидеально. Но — см.пункт 1.

Несложные лайфхаки для повышения продуктивности

тайм менеджмент — Prostock-studio/Shutterstock.com

«Делу — время»

Если какие-то занятия требуют присутствия в одном месте или времени, лучше их объединить. Например, выполнять в субботу домашнюю работу: уборку, стирку, глажку белья. Или наметить на вторник дела, требующие присутствия в офисе; на утро — встречи, назначенные в одной и той же части города. Так вы сэкономите время на дорогу и создадите нужное настроение.

«Потехе — час»

Отключите уведомления из соцсетей в телефоне. Выделите для просмотра почты, новостей и соцсетей, например, 40 минут в день и старайтесь придерживаться правила.

Больше полезных советов от психологов:

Раз в несколько месяцев избавляйтесь от ненужных подписок, приложений, очищайте вкладку «Избранное», наводите порядок на рабочем столе. Это поможет не отвлекаться на ерунду.
Начав заниматься делом, какое-то время не отвлекайтесь на посторонние мелочи: просмотр соцсетей, разговоры с коллегами, телефонные звонки. Для этого можно использовать метод «помидора», а также убрать подальше телефон и заранее подготовить все нужное.
Долой перфекционизм. Сделать всё идеально невозможно. «Достаточно хорошо» — отличный результат.
Разумно организуйте пространство. Если какая-то вещь постоянно оказывается на одном и том же месте, значит, хранить её там удобнее всего. Например, поместите щётки для одежды в шкаф в коридоре, организуйте вешалку в комнате у ребёнка, выделите отдельные полки для свитеров. Интересные идеи найдутся в пособиях для fly-леди.
Если у вас много сумок, дублируйте часть содержимого, чтобы не тратить время на перекладывание. Бальзам для губ, расчёска, носовые платочки, таблетки — вам не придется судорожно вспоминать, не забыли ли вы что-то, собирая сумку утром.
Час тишины. В течение дня выделяйте возможность для отдыха. Уберите подальше телефон, ноутбук и посидите с книжкой; посмотрите в окно; полежите в ванной; не торопясь, выпейте чай с печеньем. Вы для себя главный.
Используйте время, проводимое в дороге, максимально продуктивно. Слушайте аудиокниги или полезные подкасты, смотрите обучающие или научно-популярные видео, читайте, просматривайте рабочую почту или рассылки. Если вам удобно набирать текст на телефоне, можно ответить на часть писем. А вот звонки в общественном транспорте лучше отложить на потом — не нарушайте личные границы других людей.

Что почитать на тему эффективного управления временем?

Брайан Трейси «Мастер времени»

Книга описывает принципы и показывает основные методики управления временем.

Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать»

как успевать жить и работать

Советы по организации работы и отдыха, рекомендации по повышению мотивации и постановке целей, разбор техник планирования от одного из самых известных российских авторов в сфере тайм-менеджмента.

Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок»

как успевать сделать больше — Prostock-studio/Shutterstock.com

Автор рассказывает, как правильно составлять списки, разрабатывать работоспособную систему планирования, учит определять приоритеты.

Людмила Петрановская «#Selfmama. Лайфхаки для работающей мамы»

что делать если ничего не успеваешь

Очень полезное пособие для молодых мам, как находящихся в декрете, так и работающих. Практические советы, тонкости и хитрости, написанные для тех, кто знает, как это — разрываться между семьёй, работой и бытом и всё успевать.

Екатерина Беспятых «Ресурсный тайм-менеджмент для женщин»

Рекомендации для работающих мам и жен, знающих цену минутам.

Дональд Рос «Не делай это. Тайм-менеджмент для творческих людей»

почему я ничего не успеваю

Книга написана для тех, кто загорается новыми идеями, но не доводит их до конца. Она учит выделять главное, сосредотачиваться на нём и правильно организовывать свой день.

Тимоти Пичил. «Не откладывай на завтра»

Книга для тех, кто часто откладывает все «на потом». Техники и приёмы помогут разобраться с этой привычкой и успокоить внутреннего критика и нытика.

Управлять своим временем совсем несложно. Планирование и грамотная организация — вот основные приёмы тайм-менеджмента. Добавим немного внимания к себе, гибкости и здравого смысла — и всё отлично получится. Удачи!